Diese Arbeitsanweisung regelt den Umgang mit allen zum QM‐System gehörenden Unterlagen und deren Verwendung. Damit wird sichergestellt, dass alle Unterlagen geplant verteilt werden, alle Mitarbeiter nur gültige Unterlagen verwenden und zu Art und Inhalt der existierenden freigegebenen Unterlagen informiert bzw. geschult werden.

Die Festlegungen in dieser Anweisung sind für die Handhabung aller in der Anlage aufgeführten qualitätsrelevanten Dokumente verbindlich, im Folgenden nur dokumentierte Informationen (Kurzform Dokumente) genannt.

• systembezogen, wie z. B.
  • Handbuch
  • Arbeitsanweisungen
  • Informationsblätter
  • Prozessbeschreibungen
  • Formblätter
• prozessbezogen, wie z.B.
  • Angebote
  • Verträge
  • Bestellungen für übergeordnete Unterlagen
  • Normen, gesetzliche Vorschriften
  • Informationsberichte
  • ausgefüllte Formblätter
  • Zertifikate

Für die Handhabung gelten zusätzlich die im Handbuch getroffenen Hinweise.

• Lenkung: Die Verfügbarkeit der gültigen Dokumente, Daten an den betroffenen Stellen sicherzustellen.
• Interne Dokumente: Handbuch, Prozessbeschreibungen, Informationsblätter, Arbeitsan‐ weisungen, Prüfanweisungen, Auftragsunterlagen, Zeichnungen, Audit‐ und Inspektionsberichte, Managementreviews usw.
• Externe Dokumente: Rechtsvorschriften, DIN‐Normen, VDE‐Richtlinien, VdS‐Richtlinien, berufsgenossenschaftliche Vorschriften
• Revision: Beschreibt den aktuellen Stand des Dokuments.
• Dokumentenübersicht: Dokumentierte Informationen
• Gültige Unterlagen: Unterlagen, die den letzten Revisionsstand aufweisen, oder in der Dokumentenliste der zugelassenen Unterlagen aufgeführt sind

Für alle Tätigkeiten im Rahmen der Erstellung, Änderung sowie Verteilung der dokumentierten Informationen sind die in den Unterlagen genannten Mitarbeiter verantwortlich.

Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass er in seinem Verantwortungsbereich bzw. an seinem Arbeitsplatz nur nach freigegebenen und damit gültigen Dokumenten arbeitet.

Nicht mehr gültige dokumentierte Informationen werden überschrieben. Löschung der Stammdaten erfolgt durch GF/EL.

In den durch unser Unternehmen verwendeten Programmen liegen immer aktuelle Daten vor, da die Daten zentral auf einem Rechner liegen. Da nur aktuelle Daten vorliegen, brauchen nicht alle betroffenen Personen über die Änderung der Daten Kenntnis erhalten. Die Anwendung von Softwareprogrammen bedarf der Genehmigung durch den Geschäftsführer.

• Schriftliche Dokumente, nach denen verbindlich gearbeitet werden soll, sind vom jeweiligen Verantwortlichen zu erarbeiten. Verantw.: QM‐M
• Alle Dokumente werden in gut lesbarer und übersichtlicher Form erarbeitet. Verantw.: QM‐M
• Die Freigabe der Unterlagen erfolgt nach Prüfung ihres Inhalts und ihrer Angemessenheit durch Unterschriftsleistung auf dem Masterdokument. Verantw.: GF

• Die Verteilung der Unterlagen (soweit erforderlich) erfolgt nach Freigabe gemäß Festlegung in der Dokumentenmatrix. Verantw.: QM‐M

• Die Unterweisung der Mitarbeiter zur Einführung der Unterlagen erfolgt durch den Verantwortlichen für die Erarbeitung gemäß Dokumentenmatrix. Verantw.: siehe Matrix

• Alle Informationen und Schulungen zur Einführung und Änderung der Unterlagen sind nachzuweisen. Verantw.: QM‐M

• Änderungen der Dokumente werden durch aktuelle Revisionsstände gekennzeichnet. Verantw.: QM‐M

• Der Verantwortliche für die zu ändernde Unterlage gemäß Dokumentenmatrix veranlasst eine Prüfung des Änderungsvorschlags und erforderlichenfalls die Änderung. Verantw.: siehe Matrix

• Der Verantwortliche für die zu ändernde Unterlage gemäß Dokumentenmatrix veranlasst eine Prüfung des Änderungsvorschlags und erforderlichenfalls die Änderung. Verantw.: siehe Matrix

• Dienstliche Unterlagen werden projektbezogen abgelegt. Verantw.: siehe Matrix

• Die Frist zur Aufbewahrung der Dokumente ist in den Qualitätsaufzeichnungen und in der Dokumentenmatrix festgelegt. Verantw.: siehe Matrix

• Ungültige Dokumente werden entsprechend gekennzeichnet – „Ungültig“. Von allen Revisionsständen ist ein Belegexemplar zu archivieren bzw. digital zu speichern.Verantw.: QM‐M

• Nach 5 Jahren werden alle Dokumente bezüglich ihrer Aufbewahrungsfristen geprüft und ggf. archiviert. Gleiches gilt auch für externe Dokumente. Verantw.: Geschäftsführung

• Die Lenkung der Qualitätsaufzeichnungen ist im Einzelnen in der Dokumentenliste geregelt. Zugänglichkeit und Einsicht in Qualitätsaufzeichnungen von Unterauftragnehmern, Lieferanten oder Kunden ist nicht vorgesehen und nicht vertraglich festgelegt. Verantw.: siehe Matrix